Compliance Health Checks

Die Compliance-Welt verändert sich täglich. Immer wieder werden Sie mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Durch globale Veränderungen wie Urbanisierung, Rohstoffverknappung, Digitalisierung und demographischer Wandel passen sich auch Ihre Geschäftsmodelle an. Neue Märkte werden erschlossen, neue Produkte entwickelt.

Wir bei Noerr haben deshalb ein System entwickelt, mit dem Sie schnell und effizient den aktuellen Stand Ihrer Compliance-Prozesse überprüfen können: die Noerr Health Checks. Wir beleuchten die bestehenden Systeme und Prozesse, identifizieren potentielle Lücken und geben konkrete Lösungsvorschläge – schnell und kosteneffizient. Auf diese Weise stärken Sie Ihre Compliance-Organisation, ohne Ihr Budget übermäßig zu belasten: to foster compliance! Jetzt Compliance Health Check anfragen.

Mit freundlichen Grüßen,
Dr. Torsten Fett




Die Compliance Health Checks im Überblick


Wählen Sie individuell für Ihr Unternehmen bedarfsgerecht das erforderliche Modul, je nach Tätigkeitsbereich und Risiken, egal ob als Gesamtpaket, einzeln oder frei kombiniert: Die Module sind stets an Ihren speziellen Bedürfnissen orientiert. Jetzt Compliance Health Check anfragen.

Health Checks

Wenn sich Unternehmen verändern, verändert sich auch die Compliance-Welt. Mit welchen neuen rechtlichen Herausforderungen sieht sich meine Compliance-Organisation insgesamt konfrontiert? Gibt es Neuregelungen für die ABC-Compliance? Wie verändert der Wandel der Personalstruktur die HR-Compliance? Welche Besonderheiten ergeben sich bei neuen Produkten für die Trade-Compliance? Wie sehen die Auswirkungen für mich als Pharmaunternehmen durch die Neuerungen in der Compliance im Gesundheitswesen aus? Wie stelle ich meine Tax-Compliance-Organisation weltweit auf? Und was muss ich als börsennotiertes Unternehmen im Bereich Kapitalmarkt-Compliance beachten?

Wir bei Noerr haben deshalb ein System entwickelt, mit dem Sie schnell und effizient den aktuellen Stand Ihrer Compliance-Prozesse überprüfen können: die Noerr Health Checks.

  

 

 

    

    

ABC

ABC-Compliance

Modul: Überprüfung & Optimierung

Modul: Lieferanten & Geschäftspartner

Identifizierung der unternehmensspezifischen Korruptionsrisiken

Wir identifizieren die Korruptionsrisiken in Ihrem Unternehmen.

Überprüfung Ihres Antikorruptionsprogramms

Wir unterziehen Ihr Antikorruptionsprogramm einem „Stresstest“, um Lücken und Optimierungsbedarf aufzudecken. Agiert Ihr Unternehmen auf internationaler Ebene, prüfen wir bei Bedarf auch, ob Ihre Prozesse den Anforderungen gemäß

  • UK Bribery Act
  • US Foreign Corrupt Practices Act
  • ISO 37001

genügen. Hierbei können wir ggf. auf Unterstützung aus unserem internationalen Netzwerk zurückgreifen.

Erarbeitung und Umsetzung konkreter Verbesserungsvorschläge

Zeigt sich im Rahmen unseres „Stresstests“ Optimierungsbedarf, erarbeiten wir konkrete Verbesserungsvorschläge und unterstützen Sie ggf. bei deren Umsetzung.

 

Business Partner Due Diligence

Wir schulen zu Risikobewertung und Checks bei der Auswahl von Geschäftspartnern.

Vertragsprüfung und Vertragsgestaltung

Wir bewerten das Risiko von Verträgen und beraten zur individuellen Vertragsgestaltung.

Internationales Umfeld

Hier gelten verschärfte Anforderungen wie der US Foreign Corrupt Practices Act und der UK Bribery Act. Wir prüfen, ob die Auswahl Ihrer Geschäftspartner und Ihre Verträge diesen verschärften Anforderungen genügen.

Modul: Vertrieb & Einkauf

Modul: Verdacht & Aufklärung

Antikorruptionsrichtlinien

Wir implementieren, überprüfen und optimieren Antikorruptionsmaßnahmen für die Bereiche Vertrieb & Einkauf.

Mitarbeiterschulungen

Erlaubtes Geschenk oder verbotener Bestechungsversuch? Wir schulen und sensibilisieren Ihre Mitarbeiter.

Rabatt-Modelle

Das Korruptionsrecht will Rabattmodelle nicht generell ausschließen. Aber trotzdem ist Vorsicht geboten. Sachrabatte und nachträglich gewährte Boni können problematisch sein. Wir prüfen Ihre Preisgestaltungsmodelle und Rabatte.

Internationales Umfeld

Hier gelten verschärfte Anforderungen wie der US Foreign Corrupt Practices Act und der UK Bribery Act. Wir prüfen, ob Ihre Vertriebs- und Einkaufprozesse diesen Anforderungen genügen.

Selbstreinigung

Für Unternehmen, zu deren Kunden öffentliche Auftragnehmer gehören, ist nunmehr in § 125 GWB erstmals die Notwendigkeit einer Selbstreinigung gesetzlich fixiert worden. Wir unterstützen Sie bei solchen Maßnahmen und prüfen präventiv, ob Ihr Unternehmen auf solche Selbstreinigungsmaßnahmen vorbereitet ist.

Ermittlungsverfahren und Dawn-Raid

Wir bereiten Ihr Unternehmen durch Schulungen und die Erarbeitung von Notfallplänen auf Durchsuchungen und sonstige Ermittlungsmaßnahmen vor. Bei Bedarf prüfen wir die Belastbarkeit der Notfallpläne im Rahmen von „Mock Dawn Raids“.

    

    

Gesundheitswesen

Gesundheitswesen-Compliance

Modul: Forschung & Entwicklung

Modul: Lieferanten & Geschäftspartner

Drittmittelforschung und Kooperationen in Forschung und Lehre

Wir nehmen eine Bestandsaufnahme vorhandener Kooperationen vor und prüfen Verträge und Vergütung nach den neuen rechtlichen Anforderungen aus straf- wie in hochschulrechtlicher Sicht

Klinische Studien

Kooperation mit der Praxis und Anwendungsbeobachtungen sind wichtig und gewünscht, unter der Ägide des neuen Rechts aber gefährlich. Wir prüfen die angewendeten Modelle und sorgen so für Verlässlichkeit und Sicherheit

Vorträge und Symposien

Wir prüfen geplante Veranstaltungen kritisch im Hinblick auf Einladungspraxis und Teilnehmerauswahl und benennen Leitlinien für künftige Events.

 

Business Partner Due Diligence

    • Wir schulen zu Risikobewertung und Checks bei der Auswahl von Vertragspartnern
    • Wir identifizieren risikogeneigte Verbindungen und unterstützen bei deren Bewältigung

Vertragsprüfung

Wir bewerten das Risiko bei Einkaufsverträgen und beraten zur individuellen Vertragsgestaltung

Internationales Umfeld

Hier gelten verschärfte Anforderungen wie FCPA, UK Bribery Act, US Payment Sunshine Act. Wir prüfen, ob Ihre Prozesse diesen Anforderungen genügen, ggf. durch Unterstützung aus unserem internationalen Netzwerk

Leistungserbringer

Auch Einkaufsmodelle für Leistungserbringer (Kliniken) sollten einer sorgfältigen Prüfung unterzogen werden, denn das neue Recht stellt Geber und Empfänger gleichermaßen in den Fokus

 

Modul: Vertrieb & Marketing

Modul: Produkt & Patient

Rabatt-Modelle

Das neue Korruptionsrecht will Rabattmodelle nicht generell ausschließen. Aber trotzdem ist Vorsicht geboten. Sachrabatte, nachträglich gewährte Boni sowie die Verknüpfung von Produkten in Rabattmodellen können problematisch sein. Wir prüfen Ihre Preisgestaltungsmodelle und Rabatte.

Symposien und Anwendungsbeobachtungen

Vertriebsmodelle sind häufig immer noch mit Anwendungsbeobachtungen und Einladungen zu Symposien und Informationsveranstaltungen verknüpft. Dies muss nicht völlig unterbleiben. Wir helfen Ihnen dabei, solche Veranstaltungen mit Augenmaß und wirtschaftlichem Kalkül neu zu bewerten.

Marketing

Hier gelten neben den korruptionsrechtlichen Anforderungen von jeher die strengen Anforderungen des Heilmittelwerberechts. Wir prüfen Ihre Marketingaktivitäten anhand dieser Anforderungen und schulen Vertrieb und Marketing entsprechend.

 

Product-Compliance

Wir schulen zu den Anforderungen an Produktbeobachtungs-pflichten und Rückrufmanagement und prüfen, ob Ihre Prozesse diesen Anforderungen genügen 

Regulatorisches Umfeld 

Wir informieren und schulen Sie fortlaufend zu für Sie relevanten Entwicklungen und Änderungen im regulatorischen Umfeld im Medizinprodukte- und Arzneimittelrecht  und überprüfen Ihre Prozesse entsprechend 

Datenschutz und IT 

Im Gesundheitswesen gelten strenge strafrechtliche Anforderungen an den Datenschutz, wenn Gesundheitsdaten von Patienten betroffen sind. Dies gilt insbesondere für Leistungserbringer aber auch für Anbieter von Software- und Cloud-Lösungen. Wir prüfen, inwieweit Sie diesem Risiko ausgesetzt sind und beraten Sie dazu, wie Sie dieses Risiko vermeiden können.

    

    

HR

HR-Compliance

Modul: Globaler Mitarbeitereinsatz

Modul: Externer Personaleinsatz

  • Das internationale Personalmanagement ist keine Einbahnstraße - sowohl die Rekrutierung von Fachkräften als auch die Entsendung deutscher Arbeitnehmer ins Ausland nimmt immer weiter zu.
  • Sowohl bei der Auslandsentsendung als auch beim Impatriate-Management stellen Ausländer-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht, sowie in der interkulturellen Integration des Mitarbeiters erhebliche Fallstricke, in denen sich ein Unternehmen verstricken kann und die den Erfolg einzelner Projekte erheblich gefährden.
  • Zur Behandlung aller zentralen Fragen ist eine systematische firmeninterne Regelungsstruktur wichtig, die bei Planung, Gestaltung und Durchführung das Unternehmen führt.
  • Der flexible externe Personaleinsatz als Ausdruck einer arbeitsteiligen Spezialisierung, stellt eine weitverbreitetes Instrument der Personalwirtschaft dar.
  • Eine illegale Ausübung kann erhebliche haftungsrechtliche Konsequenzen und gewerberechtliche Sanktionen zur Folge haben. Der Umfang der straf-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Regelungen ist dabei schwer übersichtlich. Hinzu kommen Rechtsprechungsänderungen und die aufgestockte Zollverwaltung, die den Prüfdruck erhöht hat.
  • Auch die Überlassung von Arbeitnehmern stellt einen komplexer Themenbereich dar, der, angefangen bei der Vertragsgestaltung bis hin zur Beendigung des Einsatzes, komplexe Herausforderungen für den Personalbereich bereithält.
  • Oft unterschätzte Risiken bestehen auch, wenn der tatsächliche Einsatz von gewollter und vereinbarter Durchführung des Fremdpersonaleinsatzes abweicht.

Modul: Freelancer-Verträge

Modul: Datenschutz / IT

  • Der Einsatz von flexiblen Freelancern ist heutzutage speziell in hoch qualifizierten Bereichen, aber auch bei Personalengpässen in spezialisierten Sachgebieten eine wichtige Handlungsform.
  • Die richtige Status-Einstufung von Mitarbeitern ist eine elementare Compliance-Aufgabe im Personalbereich.
  • Die Haftungsrisiken bei Vorliegen von Scheinselbständigkeit sind erheblich und wirken sich hinsichtlich der Sozialversicherungspflicht rückwirkend aus.
  • Weitere Zahlungsverpflichtungen ergeben sich typischerweise aus rückwirkenden lohn- und umsatzsteuerrechtlichen Korrekturen der Scheinselbständigkeit.
  • Daneben können vormals als Freelancer Tätige ihren Arbeitnehmerstatus einklagen und ihre Ansprüche auf Urlaub etc. geltend machen.
  • Ein systematisches Fehlverhalten kann eine Sanktionierung des Unternehmens und ggf. der beteiligten Personen im Unternehmen begründen.
  • Die Nutzung von Social Media und Smartphones spielt im Arbeitsalltag eine immer größere Rolle und bringt zugleich datenschutzrechtliche als auch IT-sicherheitsbezogene Herausforderungen mit sich.
  • Zudem wird die Überwachung und die Lokalisierung mobiler Kommunikationsgeräte immer weiter ausgedehnt.
  • International agierende Unternehmen sind bei der Übermittlung von Mitarbeiterdaten ins Ausland mit komplexen rechtlichen Anforderungen konfrontiert.
  • Bei Datenverlusten, Datendiebstähle und andere Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorschriften drohen zum Einen empfindliche Bußgelder, zum Anderen kann missbräuchliches Verhalten - wie bekannte Beispiele zeigen – zu erheblichen Imageschäden führen.
  • Hinsichtlich der Kontrolle von Datensicherung und -schutz sollten Unternehmensrichtlinien zur Organisation interner Erlaubnisse für die private Internet-, und Emailnutzung sowie den Umgang mit der Vielfalt an daten-, straf- und zivilrechtlichen Regelungen integriert werden.

 

Modul: Entgeltthemen

Modul: Arbeitssicherheit

  • Durch den gesetzlichen Mindestlohn wurde eine neue Compliance-Thematik für die Unternehmen geschaffen, für dessen Nichteinhaltung ein umfangreicher Strafen- und Bußgeldkatalog eingeführt wurde. Gerade im Bereich der Fremdvergabe normiert das neue Mindestlohngesetz eine verschuldensunabhängige Unternehmerhaftung für das Mindestentgelt.
  • Zudem spielen auch die Einhaltung und Umsetzung regulatorischer Vorgaben – auch im Ausland – (SEC, InstitutsVergVO, etc.) eine immer größere Rolle.
  • Auch im Bereich der betrieblichen Lohngestaltung sollte das Unternehmen allgemeine Grundsätze vorsehen, welche insbesondere sozialversicherungs- und steuerrechtliche Risiken abdecken zu können.
  • Fehler im Bereich der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes können im schlechtesten Fall bleibende Schäden verursachen – die Rechtsgebiete zählen daher zu klassischen Compliance Feldern. Erhebliche Haftungsrisiken und unzählige Vorschriften erfordern eine intensive Befassung im Betrieb.
  • Eine elementare Regelung stellt das Arbeitszeitgesetz mit einer werktäglichen Arbeitszeit von acht Stunden auf. In einer sich wandelnden Arbeitswelt stellt diese starre Vorgabe den Arbeitgeber vor Herausforderungen. Dokumentationspflichten im MiLoG machen etwaige bestehende Defizite sichtbar.
  • Außerdem müssen auch Vorschriften zum Urlaubsrecht oder Schutznormen im Mutterschafts-, oder Jugendarbeitsschutzgesetz im Rahmen eines strukturierten Arbeitsablaufes beachtet werden.

    

    

Kapitalmarkt

Kapitalmarkt-Compliance

Modul: Basismodul

Modul: M&A-Transaktionen

Themen

  • Insiderrecht und Ad-hoc-Publizität
  • Managers‘ Transactions
  • Stimmrechtsmitteilungen
  • Finanzberichterstattung
  • Organisations- und Dokumentationspflichten

Ihr Mehrwert

Wir überprüfen Ihre bestehenden internen Strukturen, Abläufe und
Richtlinien zur Einhaltung kapitalmarktrechtlicher Vorschriften vor
dem Hintergrund der aktuellen Anforderungen.

Wir erarbeiten Vorschläge zur Verbesserung der Strukturen und Abläufe, aktualisieren
bestehende Richtlinien, entwerfen erforderliche neue Richtlinien und schulen
Mitarbeiter und Organmitglieder.

Auf Wunsch führen wir eine Simulation bestimmter Sachverhalte durch (Stresstest).

 

Themen

  • Insiderrecht und Ad-hoc-Publizität
  • Marktsondierungen
  • Marktmanipulationsverbot
  • Stimmrechtsmitteilungen
  • Organisations- und Dokumentationspflichten

Ihr Mehrwert

Wir analysieren M&-Prozesse in Ihrem Unternehmen unter dem Blickwinkel der aktuellen kapitalmarktrechtlichen Anforderungen.
Wir erarbeiten Vorschläge zur Verbesserung der Strukturen und Abläufe, aktualisieren bestehende Richtlinien, entwerfen erforderliche neue Richtlinien und schulen Ihre M&A-Teams in den typischen Fragestellungen.
Auf Wunsch führen wir eine Simulation bestimmter Sachverhalte durch (Stresstest).

 

Modul: Investorenkommunikation

Modul: Organhaftung

Themen

  • Insiderrecht und Ad-hoc-Publizität
  • Möglichkeiten vertraulicher Kommunikation
  • Kommunikationskanäle (Vorstand, Aufsichtsrat)
  • Umgang mit aktivistischen Investoren

Ihr Mehrwert

  • Wir betrachten die Investoren-Kommunikation Ihres Unternehmens und die dahinterstehenden internen Prozesse unter dem Blickwinkel der aktuellen aktien- und kapitalmarktrechtlichen Anforderungen.
  • Wir erarbeiten Vorschläge zur Verbesserung der Strukturen und Abläufe, aktualisieren bestehende Richtlinien, entwerfen erforderliche neue Richtlinien und schulen Ihre PR- und IR-Teams in den typischen Fragestellungen
  • Auf Wunsch führen wir eine Simulation bestimmter Sachverhalte durch (Stresstest).

 

Themen

  • Haftungsrisiken bei Insiderverstößen und Verstößen gegen die Ad-hoc-Publizitätspflicht
  • Haftungsrisiken bei Kapitalmarktkommunikation
  • Organisationsverschulden in der Gesellschaft und im Konzern
  • Haftungsrisiken bei behördlichen Bußgeldern
  • Möglichkeiten zur Risikoreduzierung

Ihr Mehrwert

  • Wir zeigen die bestehenden Haftungsrisiken auf und entwickeln Ansatzpunkte zur Risikoreduzierung durch Verbesserung der internen Prozesse.
  • Wir zeigen Möglichkeiten und Entscheidungsspielräume beim Umgang mit unklaren Rechtslagen auf.
  • Wir überprüfen die Anstellungsverträge von Vorstandsmitgliedern und den D&O-Versicherungsschutz, z.B. im Hinblick auf Bußgeldregress-Situationen.

    

    

Product

Product-Compliance

Modul: Minimierung von Haftungsrisiken

Modul: Management Marktüberwachung

  • Das Inverkehrbringen von Produkten bringt eine Fülle von Haftungsrisiken mit sich. Neben potentiellen Schadensersatzansprüchen aus Produkthaftung ist dabei auch an die individuelle strafrechtliche Verantwortlichkeit und an öffentlich-rechtliche Sanktionen zu denken.
  • Zur Minimierung der Haftungsrisiken ist ein unternehmensinternes Product-Compliance-Management mit einer Kombination aus Prozessen, Leitlinien, Schulungen und Dokumentationsvorgaben für Entwicklung, Produktion, technische Redaktion, Marketing, Qualitätssicherung, Vertrieb und Kundendienst unerlässlich.
  • Je nach Branche, Produkt und Unternehmenskultur lassen sich dabei anhand der Leitlinien der umfangreichen Einzelfallrechtsprechung individuelle Gestaltungsmöglichkeiten herausarbeiten. 
  • Obwohl das Produktrecht größtenteils europaweit harmonisiert ist, bestehen doch z.T. erhebliche Unterschiede in der Durchsetzung durch die nationalen Marktüberwachungsbehörden.
  • Product-Compliance erfordert auch Sicherheit im Umgang mit den europäischen Marktüberwachungsbehörden. Daher muss jedes Herstellerunternehmen seine Vertriebsregionen und die dort zuständigen Marktüberwachungsbehörden kennen.
  • Marktüberwachungsbehörden testen Produkte im Markt im Rahmen von speziellen Marktüberwachungsprogrammen oder nach dem Zufallsprinzip. Im Falle einer Monierung werden zumeist kurze Fristen gesetzt, nach deren Ablauf vertriebsbeschränkende Maßnahmen angeordnet werden.
  • Daher ist es notwendig, die betroffenen Mitarbeiter im Umgang mit einer solchen Behördenmonierung fundiert zu schulen und kurzfristig kompetenten Rechtsrat zur Hand zu haben, um überzogene Maßnahmen zu verhindern.

Modul: Monitoring Europäisches Produktrecht

Modul: Rückruf-Management

  • Das Produktrecht enthält eine Vielzahl von europäischen und nationalen produkt- und/oder stoffbezogenen Rechtsvorschriften, ergänzt durch technische Normen und andere Regelwerke, die fortlaufend aktualisiert werden.
  • Eine häufig unterschätzte Herausforderung ist es, überhaupt alle auf das eigene Produkt anwendbaren Vorschriften zu kennen und jeweils auf dem aktuellen Stand zu bleiben.
  • Differenzierte und komplexe Abgrenzungsvorschriften erschweren die Kenntnis und sichere Anwendung der tatsächlich einschlägigen Vorschriften.
  • Sowohl die Nichtanwendung einer einschlägigen Vorschrift als auch die Anwendung einer nicht einschlägigen Vorschrift bringt Haftungsrisiken mit sich.
  • Wird ein Produktrisiko im Feld bekannt, obliegen dem Hersteller Gefahrabwendungspflichten. In einem solchen Fall muss schnell gehandelt werden.
  • Professionelle Vorbereitung auf die Krisensituation ermöglicht besonnenes und effektives Handeln und schützt vor überstürzten und überzogenen öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen.
  • Hierzu gehören das Festlegen von Abläufen, Kompetenzen, Erreichbarkeiten ebenso wie gründliche Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter und Übungen für den Ernstfall.

Modul: Launch neuer Produkte

Modul: Vertragsgestaltung

  • Der Launch eines neuen Produktes erfordert oft ein Um- oder Neudenken der Product-Compliance.
  • Neue Funktionen, insbesondere Vernetzung und Automatisierung von Produkten, eröffnen den Anwendungsbereich zusätzlicher, oft unbekannter rechtlicher Anforderungen und ggf. Registrierungspflichten.
  • Neue Märkte erfordern die Berücksichtigung der lokalen Produktanforderungen.
  • Neue Zielgruppen lösen ggf. neue rechtliche Anforderungen aus.
  • Neue Produkte erfordern besondere Sorgfalt in der technischen Entwicklung und Risikobewertung. 
     
  • Haftungsrisiken in der Produktionskette orientieren sich an den Verantwortungsbereichen der Beteiligten. Optimierung der Vertragsgestaltung führt zu klarer Dokumentation der Verantwortungsbereiche.
  • Haftungsbeschränkungen sind oft nur eingeschränkt möglich. Aufgrund der ausdifferenzierten und sich ständig fortentwickelnden Rechtsprechung existieren aber durchaus interessante Gestaltungsmöglichkeiten. 

    

    

Tax

Tax-Compliance

Modul: Ertragsteuern

Modul: Umsatzsteuer

Selbst im Rahmen der Ertragsteuern, bei denen sich die meisten Unternehmen in Tax-Compliance-Hinsicht sehr komfortabel fühlen, lauern Gefahren, die wir im Rahmen des Health Checks aufnehmen und prüfen. Dies sind u.a.:

  • Die Verteilung der Verantwortung innerhalb der steuerlichen Prozesse bei ertragsteuerlichen Organschaften führt häufig zu Problemen. Wir prüfen und definieren, wer innerhalb der Organschaft für die Ermittlung und/oder Prüfung von steuerlich relevanten Sachverhalten verantwortlich ist.
  • Im Rahmen der Steuererklärungen wird häufig das Problem auftauchen, dass bestimmte Sachverhalte steuerlich auf unterschiedliche Art und Weise betrachtet werden können. Wir helfen dabei zu unterscheiden, welche Sachverhalte in der Steuerklärung gesondert erläutert werden müssen.
  • Besondere Aufmerksamkeit verdient schließlich auch die ordnungsgemäße Überwachung der Besteuerungsgrundlagen wie bspw. der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Bei Kapitalgesellschaften sind z.B. verdeckte Gewinnausschüttungen und verdeckte Einlagen zu beachten. Wir prüfen, ob diese Themen im Rahmen der steuerlichen Prozesse hinreichend abgebildet werden.

Aus haftungsrechtlicher Sicht ist die Umsatzsteuer inzwischen die bedeutendste Steuerart. Sie ist ebenso fehleranfällig wie komplex. Dabei gleichzeitig sehr formal. Im Rahmen der Umsatzbesteuerung lauern vielfältige Probleme. Dies sind u.a.:

  • Im Zuge der Lieferung ins europäische und außereuropäischer Ausland sind Dokumentationspflichten zu beachten, um die Steuerbefreiung in Anspruch nehmen zu dürfen. Wir prüfen, ob z.B. die Anforderungen an den sog. Gelangensnachweis erfüllt sind.
  • Gleiches gilt für die Frage, ob in sog. Reihengeschäften die Bewertung einzelner Lieferbeziehungen korrekt erfolgt ist. Handelt es sich wirklich um eine steuerbefreite innergemeinschaftliche Lieferung bzw. um eine Ausfuhrlieferung, oder – z.B. wegen eines sog. Abholerfalls – doch um eine steuerpflichtige innerdeutsche Lieferung?
  • Werden im Zuge der Prüfung von Eingangsrechnungen alle Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs geprüft. Wurde diese Aufgabe eventuell an ein (internes oder externes) Shared Service Center delegiert. Werden in diesem Fall die entsprechenden Aufsichtspflichten hinreichend wahrgenommen? Wir unterstützen bei der Prüfung und Verbesserung dieser Prozesse.

 

Modul: Lohnsteuer

Modul: Quellensteuern

Neben der Umsatzsteuer ist die Lohnsteuer der steuerliche Bereich, der aus Tax-Compliance-Sicht die meiste Aufmerksamkeit von Seiten der Finanzverwaltung erfährt. Typische Problembereiche sind etwa:

  • Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern häufig Incentives. Werden im Rahmen der Lohnbuchhaltung alle Incentives korrekt erfasst und ebenso korrekt bewertet. Das Gleiche gilt im Rahmen einer Pauschalversteuerung nach § 37b EStG.
  • Im Rahmen von Mitarbeiterentsendungen nach Deutschland werden oft nicht alle Einkommensbestandteile des entsandten Mitarbeiter erfasst. Von besonderer Bedeutung ist dabei, ob sich der erklärende im Zuge der Lohnsteueranmeldung darauf verlassen konnte, dass alle Einkommensbestandteile korrekt ermittelt wurden. Hier sind steuerliche Hol- und Bringschulden zwischen den involvierten Abteilungen zu definieren.
  • Wurde im Rahmen eines Fremdpersonaleinsatzes geprüft, ob es sich bei den jeweiligen Personen wirklich um Fremdpersonal – also z.B. um Freelancer oder entliehene Mitarbeiter – handelt, oder ob womöglich doch wegen Einbindung in den Geschäftsbetrieb oder nur fehlender Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis eine abhängige Beschäftigung beim (entleihenden) Unternehmen vorliegt.  

Die Quellensteuern sind eine weitere Arte operativer Steuern, die üblicherweise hohe Tax-Compliance-Risiken aufweisen.

  • Im Finanzsektor ist die Kapitalertragsteuer im Fokus der Betriebsprüfungen. Die richtige und vollständige Erfassung aller kapitalertragsteuerlich relevanten Vorgänge ist wesentlicher Bestandteil eines Tax-CMS.
  • Gleiches gilt z.B. für die Frage der Nutzung von Lizenzen bei ausländischen Lizenzgebern im IT Bereich oder auch bei Künstlern. Erfährt die Steuerabteilung von den potentiell steuerlich erheblichen lizenzrelevanten Themen? Wie sind die Kommunikationsprozesse zwischen den Spezialabteilungen und der Steuerabteilung ausgestaltet?
  • Wir prüfen und Strukturieren die erforderlichen Prozesse, um eine lückenlose Erfassung der in diesem Bereich steuererheblichen Sachverhalte zu ermöglichen – bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung, z.B. durch Abbau von Prozessredundanzen.

 

Modul: Internationale Besteuerung

Modul: Zoll

Ein noch relativ neues Thema in Tax-Compliance-Hinsicht ist der Bereich der internationalen Besteuerung. In der Praxis zeigen sich häufig folgende Schwerpunkte:

  • Im Zuge der Internationalisierung der operativen Tätigkeit von Unternehmen kommt es immer öfter zur Frage, inwieweit die deutsche Konzernmutter am Geschäft ausländischer Tochtergesellschaften mitwirkt. Damit verbunden sind Fragen
    • des Allokierens von Aufwand der deutschen Muttergesellschaft auf ausländische Tochtergesellschaften,
    • der Hinzurechnungsbesteuerung nach dem AStG, und
    • des Ortes der Geschäftsführung der ausländischen Tochtergesellschaft nach § 12 AO.
  • Daneben rücken die Transferpreise weiter in den Fokus der Finanzverwaltung – auch und gerade in haftungsrechtlicher Sicht. Welche Transferpreise sind (noch) angemessen und bestehen bei Änderung der Geschäftsmodelle Korrekturpflichten nach § 153 AO. 
     
  • †Auch wenn Ausfuhrzollanmeldungen vor allem für statistische Zwecke erforderlich sind, ist die Fehleranfälligkeit in diesem Bereich sehr hoch.
  • †Bei Außenwirtschaftsprüfungen stellen die Hauptzollämter regelmäßig Fehler z.B. bei erforderlichen Codierungen in Feld 44 etc. fest.
  • †Gerade im Bereich der Ausfuhr lassen sich Arbeitsfehler durch eine angemessene Aufstellung der Prozesse vermeiden. Bei der Gestaltung der Einfuhrzollprozesse ist besondere Sorgfalt erforderlich: In diesem Bereich führen Fehler oft zu Straf- oder Bußgeldverfahren wegen angeblicher Steuerhinterziehung.
  • †Fehler müssen insbesondere bei den drei Bausteinen für die Zollerhebung vermieden werden, nämlich im Bereich Zollwert, Klassifizierung und Warenursprung.
  • †Von besonderer Bedeutung sind in diesem Bereich eine präzise und zutreffende Stammdatenpflege, sowie  die konzerninterne Zusammenführung aller relevanten Informationen.

    

    

Trade

Trade-Compliance

Modul: Exportkontrolle

Modul: Zoll (Ausfuhr)

  • Der Export kontrollierter Güter und Technologien ist mit besonderen Risiken verbunden: Für Verstöße haftet in der Regel das Top-Management.
  • Insbesondere der Prozess der Güterklassifizierung muss tadellos aufgestellt sein: Fehler in diesem Bereich können eine Vielzahl ungenehmigter Ausfuhren nach sich ziehen.
  • Besondere Sorgfalt erfordert auch das Genehmigungsmanagement: Insbesondere wenn Allgemeingenehmigungen oder Sammelausfuhrgenehmigungen in Anspruch genommen werden, muss sicher gestellt sein, dass die hiermit verbundenen Voraussetzungen und Auflagen eingehalten werden.
  • Auch wenn Ausfuhrzollanmeldungen vor allem für statistische Zwecke erforderlich sind, ist die Fehleranfälligkeit in diesem Bereich sehr hoch.
  • Bei Außenwirtschaftsprüfungen stellen die Hauptzollämter regelmäßig Fehler z.B. bei erforderlichen Codierungen in Feld 44 etc. fest.
  • Gerade im Bereich der Ausfuhr lassen sich Arbeitsfehler durch eine angemessene Aufstellung der Prozesse vermeiden.  

Modul: Zoll (Einfuhr)

Modul: Präferenzen

  • Bei der Gestaltung der Einfuhrzollprozesse ist besondere Sorgfalt erforderlich: In diesem Bereich führen Fehler oft zu Straf- oder Bußgeldverfahren wegen angeblicher Steuerhinterziehung.
  • Fehler müssen insbesondere bei den drei Bausteinen für die Zollerhebung vermieden werden, nämlich im Bereich Zollwert, Klassifizierung und Warenursprung (vgl. zu letzterem das Modul Präferenzen).
  • Von besonderer Bedeutung sind in diesem Bereich eine präzise und zutreffende Stammdatenpflege, sowie die konzerninterne Zusammenführung aller relevanten Informationen. 
  • Die internationale Arbeitsteilung führt dazu, dass bei immer weniger Produkten der gewünschte Ursprung auch zutreffend ist.
  • Dennoch verlangen Kunden oft nach einer Bestätigung des entsprechenden Ursprungs, um Präferenzen nach den geltenden Handelsabkommen in Anspruch zu nehmen.
  • Die Ausstellung von falschen Präferenznachweisen ist strafrechtlich sanktioniert. Sie stellt daher in denjenigen Unternehmen, die es mit der Richtigkeit entsprechender Erklärungen nicht genau nehmen, eine tickende Zeitbombe dar.
  • In diesem Bereich ist es wichtig, die Mitarbeiter vor strafrechtlichen Risiken zu schützen und gleichzeitig Lösungen zu finden, um Kundenwünschen gerecht zu werden.  

Modul: Embargos & Finanzsanktionen

Modul: U.S.-Reexportkontrolle & -Sanktionen

  • Aktivitäten in Embargoländern sind mit einem hohen Compliance-Risiko verbunden.
  • Fehler in diesem Bereich sind mit empfindlichen Strafen bewehrt. Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Embargo-Regelungen ist es in der Regel unabdingbar, für jedes Embargoland, in dem ein Unternehmen tätig ist, einen gesonderten Prozess aufzusetzen.
  • Ein funktionierendes Sanktionslistenscreening ist ein besonders wichtiger Baustein für die Einhaltung von Finanzsanktionen.
  • Bei Geschäften mit Embargoländern ist es zudem von besonderer Bedeutung, sicherzustellen, dass Mitarbeiter auf sog. Red Flags entsprechend reagieren. 
  • Sämtliche Unternehmen, die in den USA tätig sind, sind gut beraten, die Risiken, die sich aus dem U.S. Reexportkontroll- und Sanktionsrecht ergeben, zu sondieren, zu bewerten und auszuschließen bzw. abzumildern.
  • Zum Beispiel sollte geprüft werden, ob bei dem Einsatz von U.S. Vormaterialien , bestimmte Schwellenwerte überschritten werden, die ggf. U.S.-Reexportgenehmigungen erforderlich machen.
  • Außerdem sollte geprüft werden, ob durch Geschäfte in U.S.-Embargoländern oder mit Personen oder Unternehmen, die auf einer U.S. Liste aufgeführt sind, besondere Risiken eingegangen werden.
  • Diese Risiken lassen sich meist durch entsprechende Prozesse abmildern bzw. ganz ausschließen.