Änderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in Kraft getreten

18.06.2015

Die von der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex auf ihrer Plenarsitzung am 5. Mai 2015 beschlossenen Änderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) sind am 12. Juni 2015 in Kraft getreten. Die Neufassung im vollen Wortlaut finden Sie hier.

Zahlreiche Anpassungen betreffen nur Formulierungen oder erfolgen im Hinblick auf Änderungen der Rechtslage (insbesondere durch das Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst, siehe hierzu auch unseren Beitrag: „Gesetz zur Frauenquote in Unternehmen in Kraft getreten”. Allerdings wurden auch materielle Änderungen beschlossen, die wir im Folgenden vorstellen möchten.

 

Überblick über die wesentlichen Neuregelungen des DCGK

  • Der Aufsichtsrat soll nunmehr im Rahmen der Zielbestimmung für seine Zusammensetzung eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer im Aufsichtsrat festlegen (Ziff. 5.4.1 Abs. 2 DCGK n.F.).
  • Der Aufsichtsrat soll sich vor der Abgabe von Vorschlägen für die Neuwahl von Aufsichtsratsmitgliedern bei dem jeweiligen Kandidaten vergewissern, dass der Kandidat den erwarteten Zeitaufwand aufbringen kann (Ziff. 5.4.1 Abs. 4 DCGK n.F.).
  • Im Bericht des Aufsichtsrats soll der Aufsichtsrat vermerken, wenn ein Mitglied nur an der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats oder der Ausschüsse, denen er angehört, oder weniger teilgenommen hat. Als Teilnahme gilt auch eine solche über Telefon- oder Videokonferenzen; das sollte aber nicht die Regel sein (Ziff. 5.4.7 DCGK n.F.).

 

Auswirkungen auf die Praxis

Die wesentlichen Neuregelungen betreffen verschiedene Aspekte der Arbeit des Aufsichtsrats. Die Aufsichtsräte der betroffenen Unternehmen haben vor Abgabe der jährlichen Entsprechenserklärung bzw. vor einer anlassbezogenen Aktualisierung zu beraten, ob sie den Neuregelungen folgen werden oder hiervon abweichen.

Die Empfehlung, eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer der Aufsichtsratsmitglieder festzusetzen, stellt eine weitere Vorgabe für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats dar. Viele börsennotierte Unternehmen weichen schon jetzt von den bisherigen Empfehlungen zur Zusammensetzung des Aufsichtsrat (Altersgrenze, Vielfalt (Diversity), Anzahl unabhängiger Mitgliedern etc.) ab. Es ist zu erwarten, dass sich diese Tendenz auch bei der Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer fortsetzt. Soll der Empfehlung entsprochen werden, stellt sich für den Aufsichtsrat die Frage, in welcher Form die Grenze geregelt werden soll. In der Praxis finden sich die zusammensetzungsbezogenen Regelungen teils in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats, teils in separaten Beschlüssen über die Ziele für die Zusammensetzung. Diese Rechtsakte müssten angepasst werden.

Die beiden anderen neuen Empfehlungen zielen darauf ab sicherzustellen, dass Aufsichtsratsmitglieder hinreichend Zeit auf ihr Amt verwenden. Um die Empfehlung einzuhalten, dass sich der Aufsichtsrat vor Abgabe eines Wahlvorschlags vergewissert hat, dass der Kandidat den erforderlichen Zeitaufwand erbringen kann, ist eine vorherige Kommunikation mit dem Kandidaten erforderlich. Dabei wird der Aufsichtsrat mehr tun müssen als die Frage zu stellen „Können Sie den erforderlichen Zeitaufwand erbringen?“. Schließlich ist ein „Vergewissern“ erforderlich. Der Kandidat wird also zumindest kurz zu erläutern haben, wieso er dieser Ansicht ist. Die diesbezügliche Kommunikation sollte der Aufsichtsrat dokumentieren.

Schon bislang sah der DCGK vor, dass Fehlzeiten in mehr als der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats im Bericht des Aufsichtsrats vermerkt werden sollten. Die Neuregelung dieser Empfehlung erstreckt sie auch auf Ausschusssitzungen und macht auch den Fall der Teilnahme an exakt 50% der Sitzungen berichtspflichtig. Dieser Empfehlung dürften die allermeisten börsennotierten Unternehmen folgen. Soweit der Kodex nunmehr anregt, dass die Teilnahme von Aufsichtsratsmitgliedern an Sitzungen per Telefon- oder Videokonferenz nicht die Regel sein sollte, ist zu erwarten, dass dem vor allem Unternehmen mit sehr vielen internationalen Aufsichtsratsmitgliedern nicht folgen werden. Die Abweichung von einer solchen Anregung muss allerdings nicht in der Entsprechenserklärung offengelegt werden.

 

Inkrafttreten und Handlungsbedarf

Das Inkrafttreten der Änderungen des DCGK löst für sich genommen keine Anpassungspflicht von abgegebenen Entsprechenserklärungen aus. Zukünftige Entsprechenserklärungen müssen die neuen Empfehlungen jedoch berücksichtigen.

Daraus folgt, dass die Neuregelungen zu den Kandidatenvorschlägen für den Aufsichtsrat und zum Bericht des Aufsichtsrates in der laufenden Hauptversammlungssaison zumeist noch nicht zu beachten sind. Für bereits einberufene Hauptversammlungen waren die bei der Beschlussfassung über die Einberufung geltenden Entsprechenserklärungen maßgeblich, in denen sich die Organe noch nicht zu den Neuregelungen erklärt hatten. Steht die Einberufung noch aus, kommt es darauf an, ob im Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Einberufung bereits eine Entsprechenserklärung abgegeben worden ist, die sich auf die Fassung des DCGK vom 5. Mai 2015 bezieht. Nur wenn dies bereits geschehen ist (etwa im Rahmen der jährlichen oder einer anlassbezogenen Aktualisierung), sind die Neuregelungen nach Maßgabe dieser Entsprechenserklärung anzuwenden.

 

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie gerne: Dr. Stephan Schulz
Practice Group:      Aktien- und Kapitalmarktrecht
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