Zielgrößen für die Frauenbeteiligung – Handlungsbedarf für Vorstand und Aufsichtsrat im Jahr 2017

31.01.2017

Vom 1. Juli 2017 an besteht für die deutschen börsennotierten oder der Mitbestimmung unterliegenden Unternehmen erneuter Handlungsbedarf in Bezug auf die Zielgrößen für die Frauenbeteiligung. Solche Zielgrößen sind seit 2015 für den Vorstand1 und den Aufsichtsrat sowie für die beiden obersten Führungsebenen unterhalb des Vorstands festzusetzen. Sie beschreiben den Frauenanteil, den das zuständige Organ bis zum Ablauf einer dazu gesetzten Frist zu erreichen anstrebt. Die erste Erreichensfrist darf nicht länger laufen als bis zum 30. Juni 2017, und viele betroffene Unternehmen haben sich anfangs diese Maximalfrist gesetzt. Das Thema Frauenförderung wird also in diesem Sommer wieder auf die Tagesordnungen der Vorstände und Aufsichtsräte der betroffenen Unternehmen kommen.

Was haben Vorstand und Aufsichtsrat zu tun?

Der Vorstand muss zunächst prüfen, ob und inwieweit die gesetzten Zielgrößen für die beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands erreicht wurden. Ferner sind die Gründe für ein Nichterreichen der Zielgrößen zu ermitteln. Im Ergebnis hat der Vorstand die festgesetzten Führungsebenen und die bislang geltenden Zielgrößen einer umfassenden Prüfung zu unterziehen und die tatsächliche Entwicklung des Frauenanteils in den Führungsebenen zu analysieren. Auf dieser Grundlage sind für den Zeitraum nach dem 30. Juni 2017 neue Zielgrößen und Fristen festzusetzen. Die dabei maßgebliche Maximalfrist beträgt fünf Jahre. Der Aufsichtsrat hat entsprechende Pflichten, Zielgrößen für den Frauenanteil im Vorstand und im Aufsichtsrat festzulegen. Für die Besetzung des Aufsichtsrats mit Frauen ist allerdings keine Zielgröße festzusetzen, wenn die Gesellschaft börsennotiert und paritätisch mitbestimmt ist und damit die fixe Frauenquote von 30% gilt.

Was ist zu tun, wenn sich die vom Vorstand definierten Führungsebenen geändert haben?

Unternehmen entwickeln sich dynamisch. Die Organisationsstruktur des Unternehmens kann sich seit der ersten Festsetzung geändert haben, so dass die ursprünglich definierten Führungsebenen die tatsächliche Struktur nicht mehr abbilden. In diesen Fällen muss der Vorstand entscheiden, ob und inwieweit die Führungsebenen neu festgelegt werden sollen. Bei geringfügigen Abweichungen, z.B. wenn sich lediglich die den Führungsebenen zugeordnete Mitarbeiterzahl verändert hat oder wenn Mitarbeiter einer neu erworbenen Tochtergesellschaft mitberücksichtigt werden sollen, besteht kein Handlungsbedarf. Die Zielgröße ist dann lediglich auf die angepasste Anzahl der Führungskräfte zu erstrecken, um zu ermitteln, ob sie erreicht wurde. Komplizierter ist die Lage, wenn die Personalstruktur durch eine Umstrukturierung oder gesellschaftsrechtliche Maßnahmen eine tiefgreifende Veränderung erfahren hat. In diesem Fall dürfte eine neue Definition der Führungsebenen und ggf. eine Neufestsetzung der Zielgrößen zu empfehlen sein.

Wann sollten solche Anpassungsbeschlüsse gefasst werden?

Diese Frage ist im Gesetz nicht geregelt. Die maßgeblichen Vorschriften sehen keine laufenden Aktualisierungspflichten vor. Dort heißt es vielmehr nur, dass die Zielgrößen und Erreichensfristen vom zuständigen Organ „festgelegt“ werden. Auch wenn die bis 30. Juni 2017 geltenden Führungsebenen die Unternehmensstrukturen nicht mehr zutreffend abbilden, bleiben sie aber im Sinne des Gesetzes „festgelegt“. Es reicht also grundsätzlich aus, wenn die Anpassungen im Rahmen der Neufestsetzungen nach dem 30. Juni 2017 erfolgen. Dann kann für die neuen Zielgrößen eine maximale Erreichensfrist von fünf Jahren festgelegt werden. Selbstverständlich kann dies auch früher geschehen. Für die neu festgesetzten Fristen gilt dann allerdings noch die Höchstfrist bis zum 30. Juni 2017, und die Organe müssen nach Ablauf dieser Frist noch einmal tätig werden.

Müssen die festgesetzten Zielgrößen veröffentlicht werden?

Im Zeitpunkt ihrer Festsetzung müssen die Zielgrößen nicht veröffentlicht werden. Allerdings sind nach Ablauf des Geschäftsjahrs, in dem die entsprechenden Beschlüsse gefasst wurden, im Lagebericht oder, wenn die Gesellschaft keinen Lagebericht veröffentlichen muss, auf der Internetseite der Gesellschaft Angaben zu den Zielgrößen zu machen. Dabei ist anzugeben, ob die festgelegten Zielgrößen während der gesetzten Frist erreicht worden sind und ggf. aus welchen Gründen die Ziele nicht erreicht wurden. Daher empfiehlt es sich, die Organbeschlüsse im Hinblick auf die Zielgrößen umfassend zu dokumentieren. Dann sind die zugrundeliegenden Erwägungen schnell verfügbar, wenn die Veröffentlichung nach Ablauf des Geschäftsjahrs vorbereitet werden muss.

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1 Die Pflichten, Zielgrößen für die Frauenbeteiligung festzusetzen, gelten auch für Unternehmen anderer Rechtsform als der Aktiengesellschaft, wenn sie börsennotiert oder mitbestimmt sind. Wenn im Text von „Vorstand“ die Rede ist, ist damit das jeweilige Geschäftsführungsorgan der betroffenen Gesellschaften gemeint.

Die Informationen in diesem Beitrag sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Sie beziehen sich auf die bei der Veröffentlichung geltende Rechtslage und werden nicht regelmäßig aktualisiert.

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie gerne: Stephan Schulz
Practice Group: Aktien- und Kapitalmarktrecht
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