Neue Informationspflichten für Arbeitgeber bei Einstellungen aus dem Ausland

Seit dem 1. Januar 2026 gelten mit den neuen §§ 45b und 45c Aufenthaltsgesetz (AufenthG) zusätzliche Pflichten für Arbeitgeber, die Fachkräfte aus Drittstaaten (also aus Staaten außerhalb der EU und des EWR) anwerben. Gleichzeitig wurden die Beratungs- und Unterstützungsangebote für Drittstaatsangehörige deutlich ausgebaut.

Hintergrund: Schutz und Unterstützung für Drittstaatsangehörige

Schon bisher waren Arbeitgeber nach § 33 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) verpflichtet, aus dem Ausland angeworbene Unionsbürger spätestens am ersten Arbeitstag auf Beratungsangebote zu arbeits- und sozialrechtlichen Themen hinzuweisen. Mit dem neu eingeführten § 45c AufenthG wird dieses Schutzniveau nun auf Drittstaatsangehörige ausgeweitet.

Parallel dazu schafft § 45b AufenthG die Grundlage für ein bundesweites, kostenloses Beratungsangebot für Drittstaatsangehörige zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen sowie zusätzliche Vorintegrationsmaßnahmen im Ausland. Die Idee dahinter: Wer in Deutschland arbeiten möchte, soll seine Rechte kennen – und zwar bereits vor oder spätestens zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses.

Das Beratungsangebot nach § 45b AufenthG:

Bundesweites, unentgeltliches Beratungsangebot „Faire Integration“

Nach § 45b Abs. 1 Satz 1 AufenthG wird seit dem 1. Januar 2026 ein bundesweites, unentgeltliches und niedrigschwelliges Beratungsangebot zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragestellungen für Drittstaatsangehörige vorgehalten. Dieses Angebot richtet sich an Drittstaatsangehörige,

• die sich bereits in Deutschland aufhalten oder
• die ihren gewöhnlichen Aufenthalt noch im Ausland haben, aber in Deutschland arbeiten möchten,

und behandelt insbesondere Fragen zu

• Arbeitsvertrag und Arbeitsbedingungen,
• Lohn, Arbeitszeit, Urlaub,
• Kündigung, Abmahnung,
• sozialversicherungsrechtlichen Aspekten.

In der Praxis erfolgt diese Beratung über das Netzwerk „Faire Integration“, welches durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gefördert wird. Eine Übersicht der Beratungsstellen findet sich auf der Website von „Faire Integration“.

Vorintegrationsmaßnahmen im Ausland

§ 45b Abs. 1 Sätze 3 und 4 AufenthG eröffnen darüber hinaus die Möglichkeit, in ausgewählten Drittstaaten Vorintegrationsmaßnahmen anzubieten. Dazu gehören insbesondere:

• Beratung zur Erwerbstätigkeit in Deutschland,
• Sprachförderung,
• Vermittlung von Kenntnissen über das Leben in Deutschland,
• transnationale Begleitung vor der Einreise.

Diese Angebote richten sich an Drittstaatsangehörige, die ihren gewöhnlichen Aufenthalt noch im Ausland haben und in Deutschland erwerbstätig werden wollen. Zuständig für die Konzeption dieser Maßnahmen ist die Beauftragte der Bundesregierung für Migration, Flüchtlinge und Integration. Derzeit ist jedoch noch unklar, in welchen Drittstaaten Vorintegrationsmaßnahmen konkret angeboten werden sollen und welche (ggf. ausländischen) Stellen mit der Durchführung dieser Maßnahmen betraut werden.

„Make it in Germany“ – Ausbau der Informations- und Unterstützungsangebote

Ebenfalls in § 45b AufenthG geregelt ist die Fortführung und Verstärkung des Portals „Make it in Germany“, auf dem bereits heute sowohl für Arbeitgeber als auch für Drittstaatsangehörige zielgruppenspezifische Informationen zum Fachkräftebedarf und Einwanderungsprozess bereitgestellt werden.

Die neue Arbeitgeberinformationspflicht nach § 45c AufenthG

Damit die neu geschaffenen umfassenden Beratungsangebote auch tatsächlich von den angesprochenen Drittstaatsangehörigen genutzt werden (können), sieht § 45c AufenthG eine eigenständige, neue Informationspflicht für in Deutschland ansässige Arbeitgeber vor.

Diese haben Drittstaatsangehörige spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Textform auf die Möglichkeit der kostenlosen Information oder Beratung zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen (§ 45b AufenthG) unter Angabe der Kontaktdaten der dem Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle hinzuweisen. Entscheidend ist hierbei der Arbeitsplatz, nicht der (ggf. ausländische) Wohnort des Arbeitnehmers.

Obwohl das Gesetz einen Hinweis spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Deutschland ausreichend lässt, empfiehlt es sich aus Gründen der Rechtssicherheit, die Mitteilung bereits mit Vertragsschluss vorzunehmen.

Die Mitteilung hat in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen. Zulässig ist daher z.B. eine Mitteilung per:

• E-Mail,
• Onboarding-Plattform oder
• schriftliches Merkblatt des BMAS (zu finden über: Informationspflicht für Arbeitgeber*innen nach § 45c Aufenthaltsgesetz (AufenthG) (Faire Integration).

Eine eigenhändige Unterschrift der Mitteilung ist ausdrücklich nicht erforderlich.

Von dieser Informationspflicht erfasst sind Arbeitgeber, die

• ihren Sitz im Bundesgebiet haben und
• mit einer/m Drittstaatsangehörige/n, der/die zum Zeitpunkt des Abschlusses des Arbeitsvertrags ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt noch im Ausland hat,
• einen Arbeitsvertrag, der auf eine Arbeitsleistung in Deutschland gerichtet ist, abschließen.

Nicht erfasst ist in der Regel der Abschluss eines reinen Entsendungsvertrages, bei dem das Arbeitsverhältnis im Ausland bestehen bleibt und der Arbeitnehmer nur vorübergehend nach Deutschland entsandt wird.

Ausnahme: Grenzüberschreitende Vermittlung nach § 299 SGB III

Die Hinweispflicht entfällt nach Satz 3 des § 45c AufenthG zudem bei einer grenzüberschreitenden Vermittlung im Sinne des § 299 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch (SGB III). In diesen Fällen trifft den Vermittler nach § 299 Nr. 10 SGB III bereits eine eigene Informationspflicht:

• vor Abschluss des Arbeitsvertrags,
• in schriftlicher Form,
• in der Sprache des Arbeitsuchenden,
• unter Hinweis auf Beratungsangebote (mindestens beispielhaft: Beratungsstellen nach § 31 AEntG).

Hat eine solche Vermittlung stattgefunden, ist der Arbeitgeber von der Informationspflicht nach § 45c AufenthG befreit. In der Praxis sollte daher dokumentiert werden, dass eine grenzüberschreitende Vermittlung i.S.d. § 299 SGB III vorlag.

Praktische Auswirkungen für Arbeitgeber

Auch wenn Verstöße gegen § 45c AufenthG derzeit (noch) nicht ausdrücklich mit Bußgeld- oder Strafvorschriften belegt sind, ist die Norm eine klare gesetzliche Handlungspflicht. Unternehmen sollten sie in ihre HR- und Recruiting-Prozesse integrieren.

Prozessgestaltung: Wann und wie informieren?

Empfehlenswert ist die Schaffung eines standardisierten Ablaufs:

1. Identifikation der Fälle, in denen § 45c AufenthG gilt:

• Drittstaatsangehöriger,
• Wohnsitz/gewöhnlicher Aufenthalt beim Vertragsschluss im Ausland,
• Arbeitsvertrag zur Tätigkeit in Deutschland.

2. Zuordnung der zuständigen Beratungsstelle:

• nach dem Arbeitsort des Arbeitnehmers,
• bei mehreren Standorten: Erstellung einer internen Zuordnungsliste.

3. Information erteilen:

• standardisiertes Merkblatt (BMAS-Vorlage) als Anhang zum Arbeitsvertrag oder Bestandteil des Onboarding-Pakets,
• in Textform (z.B. per E-Mail mit Vertragsunterlagen).

4. Nachweis sicherstellen:

• Aufbewahrung des versandten Dokuments (E-Mail, PDF etc.),
• Optional: Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers (etwa Unterschrift auf Merkblatt oder Bestätigung im Onboarding-System).

Inhaltliche Kontrolle: Sind die Kontaktdaten aktuell?

Da § 45c AufenthG ausdrücklich von den „aktuellen Kontaktdaten“ der Beratungsstelle spricht, sollten Arbeitgeber regelmäßig (z.B. einmal jährlich oder bei Kenntnis von Änderungen) prüfen, ob sich Adressen, Telefonnummern oder Websites der benannten Anlaufstellen geändert haben und ggf. die jeweils gültigen Daten in ihren Standard-Merkblättern aktualisieren.

Abgrenzung: Entsendung und grenzüberschreitende Vermittlung

Unternehmen sollten in ihren Prozessen klar unterscheiden:

• Lokale Festanstellung in Deutschland: Informationspflicht nach § 45c AufenthG, sofern der Arbeitnehmer Drittstaatsangehöriger ist und bei Vertragsschluss im Ausland lebt.
• Reine Entsendung (Arbeitsverhältnis besteht im Ausland und Arbeitsleistung wird nur vorübergehend in Deutschland erbracht): Regelmäßig keine Pflicht nach § 45c AufenthG, jedoch weiterhin ggf. Pflichten nach AEntG, MiLoG etc.
• Grenzüberschreitende Vermittlung nach § 299 SGB III: Informationspflicht liegt beim Vermittler; eine Dokumentation darüber ist für den Arbeitgeber dennoch ratsam.

Konsequenzen und Ausblick

Derzeit ist ein Verstoß gegen § 45c AufenthG zwar nicht ausdrücklich bußgeld- oder strafbewehrt. Angesichts der klaren gesetzlichen Vorgaben ist jedoch damit zu rechnen, dass die Einhaltung der Informationspflicht durch deutsche Arbeitgeber an Bedeutung gewinnen wird. Es sollten daher bereits jetzt einheitliche Prozesse im Unternehmen geschaffen werden, um die Einhaltung der Informationspflicht sicherzustellen.