„Entgelt-Compliance“ ist das bestimmende arbeitsrechtliche Compliance-Thema im Jahr 2026. Der nationale Gesetzgeber ist gefordert, die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (RL (EU) 2023/970) bis zum 7. Juni 2026 in deutsches Recht umzusetzen. Wer die Einführung der DSGVO miterlebt hat, kann den bevorstehenden Aufwand für Unternehmen erahnen. Auch wenn der deutsche Gesetzentwurf noch aussteht, ist Handlungsbedarf angesichts der Richtlinienvorgaben, die es umzusetzen gilt, bereits jetzt klar.
Wir haben die Kernpunkte der RL (EU) 2023/970 für die Praxis zusammengefasst, damit Sie heute schon wissen, wo Sie im Recruiting und in der Entgeltstruktur ansetzen müssen. Eine Analyse des Gesetzesentwurfs folgt, sobald dieser veröffentlicht ist.
Die wichtigsten Änderungen:
- Umfassende Transparenzpflicht
- Keine Schwellenwerte mehr für umfangreiche Auskunftspflichten
- Regelmäßige Berichtspflichten für Unternehmen ab 100 Beschäftigten
- Neue Haftungsrisiken durch Beweislasterleichterungen und Sanktionsmechanismen
- Stärkung der Mitbestimmungsrechte und neues Entgeltbewertungsverfahren
Transparenzpflicht
Was müssen Arbeitgeber transparent machen?
Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern Informationen über die Kriterien für die Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhe sowie der Entgeltentwicklung zur Verfügung stellen. Diese Informationen müssen allen Beschäftigten ohne Nachfrage zugänglich gemacht werden.
Was bedeutet das für Arbeitgeber?
Mittelbar führt das dazu, dass Arbeitgeber zunächst objektive und geschlechtsneutrale Kriterien definieren müssen, die sie dann für die Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhe und der Entgeltentwicklung dokumentieren und nutzen. Wenn Entgeltentscheidungen nicht nachvollziehbar dokumentiert sind und objektive Gründe für geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung nicht mehr rekapituliert werden können, ist ein Unterliegen in gerichtlichen Auseinandersetzungen sehr wahrscheinlich.
Gibt es Ausnahmen?
Kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten können von dem deutschen Gesetzgeber von diesen Pflichten teilweise ausgenommen werden. Die Erwägungsgründe der Richtlinie sehen vor, dass als Minderungsmaßnahmen auch gebrauchsfertige Vorlagen bereitgestellt werden können oder die Mitteilung über die Entgeltentwicklung nur auf Antrag der Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden muss.
Kernänderungen auf einen Blick
- Geltung für alle Arbeitgeber in öffentlichen und privaten Sektoren
- Transparenzpflicht über Kriterien zur Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhe und der Entgeltentwicklung
- Erhöhter Dokumentationsaufwand
Maßstab
Welche Kriterien sind für die Bewertung von gleicher und gleichwertiger Arbeit zulässig?
Die Richtlinie konkretisiert die Definition von gleichwertiger Arbeit und nennt dabei folgende berücksichtigungsfähige Kriterien:
- Kompetenzen
- Belastungen
- Verantwortung und
- Arbeitsbedingungen
Die zentrale Weichenstellung der Richtlinie liegt in der groben Definition dessen, was als vergleichbare Arbeit gilt. Weitere Differenzierungskriterien sind möglich, solange sie objektiv und geschlechtsneutral sind. Wie der deutsche Gesetzgeber die vorgegebenen Kriterien in das deutsche Recht transformiert, zum Beispiel mit Unterkategorien oder klaren Definitionen, ist noch unklar. Zu begrüßen wäre es, wenn das neue Gesetz klare Vorgaben enthält, an denen sich Arbeitgeber orientieren können.
Was sollte dokumentiert werden?
Unternehmen müssen zukünftig in der Lage sein, transparent darzustellen, anhand welcher Kriterien und objektiver Bewertung sie vergleichbare Stellen als vergleichbar identifiziert haben, wie sich die ermittelten Entgeltbestandteile konkret zusammensetzen und wie sich (entwickelte) Entgeltunterschiede konkret begründen. Um diesen Vorgaben in der Zukunft gerecht zu werden, sind erhebliche Dokumentationsprozesse erforderlich.
Kernänderungen auf einen Blick
- Konkretisierung zulässiger Kriterien
- Deutlich höhere Dokumentationsverpflichtung
Auskunftsanspruch
Wer kann Auskunft verlangen?
Der Auskunftsanspruch steht zukünftig allen Beschäftigten in allen Unternehmen zu. Es gibt keine Schwellenwerte mehr. Beschäftigte sind auch Fremdgeschäftsführer, soweit sie – wie im Regelfall – aufgrund einer weisungsabhängigen Tätigkeit unionsrechtlich als Arbeitnehmer zu qualifizieren sind (vgl. LG Bochum v. 02.12.2025 – 17 O 56/24).
Wer muss welche Daten mitteilen?
Arbeitnehmer können künftig Informationen mit mehr Detailtiefe verlangen. Dazu gehört die Aufschlüsselung nach Geschlecht und einzelnen Entgeltbestandteilen. Unterschiede in einzelnen Entgeltbestandteilen (z.B. Boni) sind dadurch schnell sichtbar.
Statt des bisherigen Medians der Vergleichsgruppe ist der Mittelwert, also das durchschnittliche Entgelt der Vergleichsgruppe, mitzuteilen. Das Durchschnittsentgelt zeigt das rechnerische Mittel aller Zahlungen, kann aber zum Beispiel bei sehr ungleich verteilten Entgelten ein verzerrtes Bild der üblichen Bezahlung geben. Denn wenn eine Person deutlich mehr verdient als die übrige Vergleichsgruppe, steigt durch die Durchschnittsbetrachtung „auf dem Papier“ das Entgelt der gesamten Vergleichsgruppe.
Offen ist, welche Reichweite der Auskunftsanspruch haben wird. Die EU-Richtlinie knüpft bei der Bewertung von gleicher bzw. gleichwertiger Arbeit an die „einheitliche Quelle“ an, die die Entgeltbedingungen festlegt. Somit können sich Arbeitnehmer in einer vergleichbaren Situation befinden, auch wenn sie nicht für denselben Arbeitgeber arbeiten. Das ist insbesondere für Konzerne relevant, wenn beispielsweise Entgeltbedingungen von der Konzernspitze festgelegt werden. Hier kommt es auch auf die Umsetzung des deutschen Gesetzgebers an.
Wie schnell müssen Arbeitgeber reagieren?
Wenn Arbeitnehmer Auskunft verlangen, muss diese innerhalb einer Frist von maximal zwei Monaten erteilt werden. Aktuell haben Arbeitgeber noch drei Monate Zeit.
Was beinhaltet die jährliche Unterrichtungspflicht?
Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer jährlich über ihr Auskunftsrecht sowie die notwendigen Schritte zur Geltendmachung unterrichten.
Kernänderungen auf einen Blick
- Umfangreichere Informationen und Änderung des Vergleichsmaßstabs
- Verkürzung der Frist
- Jährliche Unterrichtungspflicht
Entgeltberichte
Wann und wie oft müssen Unternehmen berichten?
Die Pflicht zur Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle wird stufenweise auf Unternehmen ab 100 Beschäftigten ausgeweitet (statt bisher 500). Folgende Daten sind relevant:
- Unternehmen ab 250 Beschäftigten: Jährliche Berichterstattung ab 07.06.2027
- Unternehmen ab 150 Beschäftigten: Berichterstattung alle drei Jahre ab 07.06.2027
- Unternehmen ab 100 Beschäftigten: Berichterstattung alle drei Jahre (nach einer Übergangsfrist) ab 2031
Warum bestehen Reputationsrisiken für Unternehmen?
Die Berichte sind künftig einer staatlichen Überwachungsstelle zuzuleiten, die diese sammelt und veröffentlicht. Das erhöht nicht nur Haftungs- und Sanktionsrisiken, sondern auch das Risiko für Reputationsverluste.
Welchen Aufwand bringt die Berichterstattung mit sich?
Berichte müssen umfangreiche Informationen enthalten, die weit über die bisherigen Vorgaben hinausgehen. Der damit einhergehende Aufwand wird sich erheblich verstärken und Unternehmen auch vor datenschutzrechtliche Herausforderungen stellen. Nicht zuletzt, weil Arbeitnehmer, Arbeitnehmervertretungen und Aufsichtsbehörden zusätzlich das Recht erhalten sollen, ergänzende Erläuterungen und Klarstellungen zu verlangen.
Kernänderungen auf einen Blick
- Deutlich niedrigere Schwellenwerte
- Höherer Berichtsturnus
- Umfangreiche Transparenzanforderungen
- Veröffentlichungspflichten
Recruiting
Worauf ist im Bewerbungsverfahren zu achten?
Arbeitgeber müssen rechtzeitig Angaben über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne für die betreffende Stelle mitteilen. Dies kann in einer Stellenausschreibung erfolgen oder in einem Gespräch, solange dies vor Beginn etwaiger Verhandlungen geschieht.
Arbeitgeber werden nicht mehr nach dem Vorverdienst fragen dürfen. Verhandlungen außerhalb der angegebenen Entgeltspanne bleiben möglich.
Kernänderungen auf einen Blick
- Rechtzeitige Mitteilung von Einstiegsentgelt oder Entgeltspanne
- Keine Nachfrage nach Vorverdienst
Haftung
Welche Sanktionen drohen?
Neu ist das Risiko von Sanktionen bei der Verletzung der Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit dem Grundsatz des gleichen Entgelts. Mitgliedstaaten müssen Geldbußen einführen, die auf dem Bruttojahresumsatz oder der Gesamtentgeltsumme basieren, damit diese eine abschreckende Wirkung entfalten. Auch der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen ist als mögliche Sanktion vorgesehen. Zu erwarten ist, dass sich der deutsche Gesetzgeber an dem Haftungsregime der DSGVO orientieren wird.
Gibt es Zahlungsrisiken?
Schon jetzt können Arbeitnehmer den Ausgleich rückständigen Entgelts sowie Entschädigung für eine ungerechtfertigte Ungleichbehandlung verlangen. Möglich ist, dass bestehende Schadensersatzmöglichkeiten ausgeweitet und konkretisiert werden.
Warum gibt es ein höheres Prozessrisiko für Arbeitgeber?
Die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen soll durch eine verschärfte Beweislastumkehr vereinfacht werden. Demnach soll es ausreichen, wenn Arbeitnehmer Tatsachen glaubhaft machen, die das Vorliegen einer unmittelbaren oder mittelbaren Diskriminierung vermuten lassen, wenn sie also z.B. ein signifikant niedrigeres Gehalt erhalten als vergleichbare Kollegen des anderen Geschlechts. Eine solche Beweislastumkehr ist auch nach der noch geltenden Rechtslage vorgesehen. Aufgrund der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gilt eine Beweislastumkehr für Arbeitnehmer bereits im Rahmen eines sog. Paarvergleichs, vgl. hierzu: https://www.noerr.com/de/insights/bag-zur-entgelttransparenz-warum-das-neue-bag-urteil-unternehmen-unter-zugzwang-setzt.
Eine Verlagerung der Beweislast soll zukünftig auch dann gelten, wenn Arbeitgeber ihre Transparenzpflichten verletzen, also zum Beispiel keine Auskunft erteilen oder keine Berichte veröffentlichen.
Kernänderungen auf einen Blick
- Staatliche Sanktionsmechanismen
- Beweislastumkehr zur Vereinfachung von Schadensersatzansprüchen
Fazit und Ausblick
Auch wenn der deutsche Gesetzesentwurf noch nicht veröffentlicht wurde, ist es höchste Zeit, die Weichen für die Implementierung der EU-Vorgaben zu stellen. Weiteres Abwarten wird nur zu einem erhöhten Verlust von Zeit, Geld und Nerven führen. Denn wir bewegen uns auf eine Rechtswirklichkeit zu, in der Gehaltsstrukturen bis in den letzten Winkel objektiviert und dokumentiert sein müssen. Das bedeutet einen immensen analytischen und bürokratischen Aufwand. Wer jetzt aktiv wird, kann Risiken frühzeitig beheben und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern.
Über weitere Details zum Thema Entgelt-Compliance werden wir Sie hier unterrichten und den erwarteten Gesetzesentwurf für die Praxis analysieren, sobald er vorliegt.
